Colaboração, como escolher uma ferramenta! Globalizado, muita informação, colaborar é uma palavra forte. Está na prioridade da equipe, mas se não estiver fácil, automatizada vai ser comprometida na sua eficiência. Colaborar é uma demanda, mas precisa de estar disponível, ser uma ação sem grande esforço.
O que colaborar e como fazer:
- Se colabora, compartilha e multiplica, se não faz, guarda junto a responsabilidade de fazer sozinho;
- Conhecimento é para ser compartilhado, gera sinergia e acelera a produção;
- Experiência de entrega é para ser compartilhado, se transforma em argumento de convencimento e facilita a evangelização da tecnologia;
- Conversar no ambiente de café, trocar ideias e assim passar um pouco do que sabe ou que conhece;
- No ambiente de trabalho, quebrando as barreiras do telefone, da concentração, uma conversa paralela;
- Encaminhando e-mail com histórias ou registros dos relatórios, comentando e opinando;
- Participando de conferências virtuais, chat em grupos;
- Utilizando uma ferramenta de gestão do conhecimento, fácil de pesquisar, fácil de gerar alertas, fácil de publicar e ser visto na dor ou no encaminhamento da solução;
O ambiente é propicio, mas não estamos disponíveis para documentar, registrar e assim ler. A equipe que colabora, mas nem sempre no local ideal, onde será fácil memorizar. Uma conversa não será lembrada no futuro, quando precisar de uma solução. Nem o Google vai ter como achar a resposta que procura.
Colaborar é ser presente quando a “DOR” acontece. A “dor” é um sentimento de ter um problema a resolver e não ter uma ideia, nem uma ideia ruim para começar. Partilhar um problema com a equipe pode ser um inicial de solução. Publicar o problema de forma que todos recebam está requisição. Receber a requisição em todas os canais disponíveis. A equipe está conectada em diversos ativos e serviços. O alerta de publicação precisa ser visto, de acordo com a sua relevância e abrangência. Sem a percepção a equipe não haverá colaboração.
Segundo a CIO.COM.BR “Profissionais de TI dizem que a colaboração é uma prioridade para suas empresas, por isso é importante escolher com sabedoria”. Uma vez que colaborar está na mente e na disponibilidade da equipe. O problema da TI é escolher uma ferramenta que facilite este processo prioritário: colaborar.
Colaboração, como escolher uma ferramenta!
Uma ferramenta que vem se aprimorando e integrando a vários serviços é o Exchange da Microsoft. Sua integração via Sharepoint, OneDrive deixam o produto rico e robusto para armazenar e fácil de pesquisar. Sua integração com os APP Office 365, quem vem transformando a experiência de usuário em SaaS, a propriedade deixa de ser o recurso, e se transforma na informação. Colaboração e informação são variáveis de uma equação digital e moderna de eficiência na produtividade.
No registro a CIO.COM.BR publica que “mercado de colaboração empresarial é “diversificado e fragmentado”, fazendo com que as organizações manipulem várias plataformas e ferramentas para as mais diversas finalidades como gerenciamento de trabalho colaborativo, colaboração empresarial, comunicações unificadas, mensagens, gestão de equipes, etc,”
Também, CIO.COM.BR, registrou as melhores práticas para se escolher uma boa ferramenta:
1 – Concentre-se no problema, não na tecnologia
soluções simples tendem a ter melhor usabilidade e menos resistência de adesão
2 – Evite escolher a ferramenta da moda
não seja convencido pelo Marketing de Propaganda, seja convencido pelas funcionalidades e capacidade de adesão da equipe
3 – Opte por ferramentas que os usuários adoram
preocupe-se com a adesão da equipe, uma ferramenta que não se tornar popular, não será eficiente, mesmo que seja a top das tops
4 – Investigue os recursos de segurança
colaboração é uma questão da equipe e não pública, a empresa precisa ser privada e estrategicamente protegida
5 – Seja claro sobre o custo total de propriedade (TCO)
a eficiência é identificar o que mais resolve o seu problema, precisa caber na capacidade de investimento
6 – Garantir a interoperabilidade e a compatibilidade
qualquer ferramenta exige requisitos de operação e instalação, avalie se estão de acordo com o contexto e assim com o investimento que está previsto, não cabe improviso nesta discussão
7 – Faça uma lista de verificação de recursos
crie uma lista, avalie diante do seu problema, do seu contexto, das possibilidades de investimento o que precisa
crie uma lista de prioridade
avalie e com a equipe diante dos cenários
na sua lista adicione que a ferramenta precisa de ter um laboratório para teste de adesão e funcionalidades
